Як MixDigital зменшили операційку агенції із NetHunt CRM

Виклик: розрізнені дані та забагато інструментів

До впровадження NetHunt CRM агенція MixDigital використовувала комбінацію іншої CRM (для відділу New Business) та велику кількість Google-таблиць (для клієнт-сервісу).

Такий підхід створював низку обмежень:

Відсутність безпеки: Таблиці не забезпечували необхідного рівня конфіденційності та контролю доступу до клієнтських баз.
Втрата контексту: Комунікація з клієнтами відбувалася в пошті та численних чатах Telegram, які не були прив'язані до карток клієнтів. Керівники не мали змоги швидко відновити історію домовленостей.
Складність масштабування: Зі зростанням команди підтримувати актуальність десятків Excel-файлів ставало практично неможливо.

Зі зростанням команди нам стало критично важливо автоматизувати процеси й зберігати всі клієнтські дані в одному місці. Робота з таблицями створювала ризики втрати інформації, тож нам потрібне було стабільне й надійне рішення.

Сергій МусінClient Service Director у MixDigital

Що шукали у CRM-системі?

Обираючи нову CRM, MixDigital розглядали кілька рішень із числа лідерів ринку, однак зіткнулися з обмеженою кастомізацією та високою вартістю гнучких налаштувань.

Ключовими критеріями вибору NetHunt стали:

Глибока інтеграція з Google Workspace. Команда вже працювала в екосистемі Google, тому CRM всередині Gmail значно знизила бар’єр впровадження.
Омніканальність. Можливість підключити Telegram, LinkedIn та WhatsApp безпосередньо до карток клієнтів.
Гнучкість налаштувань. Створення окремих робочих просторів для New Business та Client Service з різним наборами полів і логікою роботи.

Перед нами постало завдання об’єднати в CRM не лише New Business, але й інші відділи. У попередній системі гнучка кастомізація вимагала значно вищої вартості ліцензій. У NetHunt CRM ми ми змогли налаштувати систему під реальні потреби команди — і це стало ключовою перевагою.

Анна ЗагродськаNew Business Director у MixDigital

Рішення від NetHunt CRM

Перехід на нову платформу відбувся поетапно: від консолідації даних з Excel-файлів до налаштування логіки папок, полів і автоматизацій під внутрішні процеси агенції.

Взаємодія відділів

Ключовою зміною став відхід від ізольованої роботи відділів. Раніше передача клієнта від New Business до Client Service супроводжувалася ручним копіюванням даних, що призводило до втрати частини контексту. Завдяки NetHunt CRM цей процес перетворився на безперервну історію всередині системи.

Єдиний контекст. Після закриття угоди акаунт-менеджер отримує доступ до повної історії взаємодії з клієнтом — від першого повідомлення в LinkedIn до зафіксованих домовленостей.
Автоматизація статусів. CRM автоматично змінює статуси компаній та контактів у лійці, що дозволяє бачити актуальну картину по всьому портфелю клієнтів у реальному часі.

Адаптація системи під потреби команд

Команда свідомо відмовилася від єдиної універсальної лійки. Натомість у CRM створили різні логічні простори:

New Business. Налаштували автоматичні підказки, які допомагають менеджерам не пропускати ключові поля (джерело ліда, бюджет). Це стало основою для якісної маркетингової аналітики.
Client Service. Акцент змістили на утримання клієнтів. CRM стала базою знань, де через систему міток та кастомних полів відстежується стан кожного клієнта, щотижневі статуси та рівень лояльності.

Прогнозування доходів: кейс усередині кейсу

Одним із ключових рішень MixDigital стало перенесення фінансового прогнозування з Google-таблиць у NetHunt CRM.

Як це працює:

1
Щомісяця для менеджерів автоматично створюється завдання на прогнозування.
2
У картці клієнта заповнюються три поля: очікуваний оборот, дохід і вірогідність угоди.
3
Система агрегує дані, формуючи прогноз доходів по акаунтах, команди і агенції загалом.

Менеджери більше не розпорошуються між різними джерелами даних. Ми бачимо фінансовий прогноз на наступний місяць безпосередньо в CRM, що дозволяє швидко реагувати на зміни та аналізувати тренди динаміки бізнесу.

Сергій МусінClient Service Director у MixDigital

Інтеграція месенджерів

Останнім елементом системи стала інтеграція Telegram та LinkedIn. У сервісному бізнесі месенджери часто стають точкою втрати інформації. NetHunt дозволила перенести ці діалоги в CRM і змінити культуру роботи і змінити культуру роботи з комунікаціями.

Тепер:

вся історія спілкування зберігається в картці клієнта;
менеджери не перемикаються між десятками вкладок;
керівники бачать реальну динаміку проєктів без додаткових уточнень.

Раніше постійно виникало питання, де саме я спілкувалася з клієнтом — у Telegram, WhatsApp чи LinkedIn. Тепер усе в одному місці: особисті чати залишаються в телефоні, а клієнтська комунікація — у NetHunt.

Анна ЗагродськаNew Business Director у MixDigital

картка клієнта в NetHunt CRM, де в таймлайні відображено іконки Gmail та Telegram поруч із повідомленнями

Результати

Хоча команда ще перебуває на етапі адаптації та налаштування системи, перші результати вже відчутні:

Єдине джерело даних

Керівництво бачить повну картину по кожному клієнту.

Зниження ризиків

Історія комунікації з клієнтом зберігається при зміні менеджера.

Прозорі метрики

Відстеження Win Rate, циклу угоди та причин відмов у розрізі послуг і категорій клієнтів.

Поради від MixDigital для тих, хто обирає CRM

1
Зважайте на зрілість бізнесу. На початковому етапі можна обійтися без CRM, але зі зростанням кількості клієнтів і команди система стає необхідною для стабільної роботи та масштабування.
2
Шукайте партнера, а не просто софт. Важливо обирати CRM, яка дозволяє адаптувати процеси під ваші реальні завдання, а не змушує команду підлаштовуватися під інструмент.
3
Думайте про окупність. Інвестиції в CRM повертаються через підвищення ефективності менеджерів, кращий контроль процесів і зменшення втрат на операційному рівні.

Для B2B-бізнесу важливо мати інструмент, який дає повну картину роботи з клієнтами. CRM допомагає системно управляти контактами й процесами та зменшує ризики втрат через операційні помилки.

Анна ЗагродськаNew Business Director у MixDigital