Виклик
Особливість відділу роботи з брендами — довгий цикл продажів: від кількох місяців до трьох років з моменту першого контакту до запуску проєкту. При цьому один клієнт може замовляти кілька активностей одночасно, а команда паралельно веде десятки таких проєктів.
До CRM у нас було відчуття, що інформація про клієнтів нашого відділу розсипана по різних файлах, чатах та листах. Ми витрачали час на пошук деталей, які мали бути під рукою. Хотіли навести лад у базі та зробити процеси прозорими: відстежувати періодичність і результативність контактів, бачити ключові показники відділу продажів — угоди, їх статуси, швидкість закриття.
Вимоги до CRM:
-
Перенесення історичних даних з HubSpot, якою користувалися після Excel-таблиць.
-
Гнучкість CRM, щоб налаштувати унікальну структуру компаній, торгових марок та угод.
-
Фіксація всіх комунікацій — email, месенджери, телефонія.
-
Налаштовувана воронка продажів із можливістю аналізувати час на кожному етапі.
-
Аналітика по менеджерах: кількість клієнтів, комунікацій, відмов, суми виграних угод.
-
Звіти за будь-який період — як у розрізі воронки, так і по кожному менеджеру.
Ми шукали українську, гнучку систему, яку можна легко адаптувати під наші процеси. NetHunt підкупив інтеграцією з Google та можливістю налаштувати все під нас. Це не просто програма, а частина робочого дня.
Рішення
Єдине місце для всієї клієнтської історії
Що саме ведеться в CRM:
-
Компанії та контакти. Фіксуються FMCG-виробники та їхні бренди, з повною історією взаємодій.
-
Рітейлери. Окрема папка з усіма мережами-партнерами (Ашан, Novus, Мегамаркет тощо).
-
Угоди. Їх може бути безліч, кожна прив’язана до конкретного рітейлера. Угоди містять інформацію про суму, період дії, статус і документи.
-
Активності. Окрема папка з усіма маркетинговими механіками, які продає відділ: банери, підняття товарів у топ, «чарівний кошик», розміщення в категоріях тощо. Усі активності прив’язуються до угоди і містять дані про суму та період.
-
Завдання. До кожної угоди менеджери створюють завдання з дедлайнами, файлами та коментарями. Це дозволяє бачити, які дії виконуються, що прострочено і на якому етапі зупинилась робота.
Раніше ми могли витратити 10–15 хвилин, щоб згадати останню розмову з клієнтом. Зараз вся історія взаємодії під рукою в кілька кліків — від першого листа до останнього дзвінка. Це економить час, зменшує помилки і дозволяє будувати більш персоналізовану комунікацію.
Прозора система звітності
Ключові звіти
-
1
Створені угоди, контакти й компанії
Дозволяє бачити динаміку: скільки нових брендів заходить у роботу та наскільки активно команда генерує угоди. -
2
Опрацьовані угоди, контакти й компанії за період
Показує, яку частину створених угод чи контактів менеджери реально взяли в роботу. Це дозволяє оцінити ефективність опрацювання нових лідів. -
3
Дохід у розрізі активностей, мереж і менеджерів
Показує, які механіки приносять найбільший дохід, у яких рітейлерах і який менеджер відповідає. Є окремий топ-20 найприбутковіших активностей. -
4
Середній чек
Дає розуміння, скільки в середньому приносить одна угода по кожній компанії, напрямку чи мережі. Це база для прогнозів і планування. -
5
Конверсія у воронці
Показує, скільки угод дійшли від етапу «Виявлення потреби» до «Запуску активності». -
6
Навантаженість менеджерів
Відстежується кількість угод, створених кожним менеджером за певний період. Керівник бачить, хто працює на максимумі, а де є резерви.
Як це працює на практиці
Що дає бізнесу
-
Прозорість, адже керівник бачить, які саме активності приносять найбільше доходу.
-
Прогнозованість, адже на основі звітів формуються реалістичні фінансові плани.
-
Контроль, адже можна оцінити ефективність кожного менеджера, кількість угод і виконання KPI.
-
Стратегія, адже дані допомагають вирішувати, які механіки розвивати далі (наприклад, інвестувати у «чарівний кошик» чи більше продавати банери).
Результати
Єдина база клієнтів та угод
Уся інформація зібрана в одному місці з повною історією.
Звітність без ручної роботи
Автоматичні дашборди замінили Excel і дають надійні дані.
Прозорий контроль роботи менеджерів
Керівник бачить навантаження та ефективність кожного члена команди.
Швидке ухвалення рішень
Аналітика показує найприбутковіші активності й допомагає будувати стратегію.
Ми впорядкували базу, отримали зрозумілу історію взаємодій та щотижневу аналітику по команді. Якщо раніше деякі угоди “зникали” з уваги, то тепер цього немає — кожен етап під контролем. Ефективність роботи зросла, а команда чітко бачить свій прогрес.
