Потреба: прозорість процесів, контроль за зверненнями від ветеранів та ефективне звітування з перших дні проєкту
Основні потреби від CRM-системи:
-
Безпечний та захищений спосіб збирати та опрацьовувати інформацію про отримувачів послуг проєкту
-
Автоматизований збір та облік звернень від ветеранів із сайту та телефоном
-
Структуровані дані про ветеранів: запит, вік, ВПО-статус, особливості по здоров’ю, що впливають на працевлаштування, тощо
-
Фіксація всієї історії взаємодії та комунікації з кожним отримувачем консультацій
-
Ведення воронок і контроль етапів супроводу
-
Зручна аналітика і швидкий експорт анонімізованих даних для звітів донорам
Чому обрали NetHunt CRM?
Координатори проєкту через запит комерційних пропозицій розглядали кілька подібних інструментів. NetHunt CRM обрали завдяки:
-
Підтримка українських неприбуткових організацій — NetHunt запропонував спеціальні пільгові умови користування CRM в межах неприбуткового проєкту.
-
Жива підтримка і залученість команди — спеціалісти NetHunt працювали разом із командою, оперативно вносили зміни й підтримували на кожному етапі адаптації системи та налаштування.
NetHunt — єдина CRM, яка окрім надісланої комерційної пропозиції наполягала на дзвінку-знайомству. Менеджер NetHunt одразу запевнив: «Не переживайте, ми вам допоможемо все налаштувати». Менеджер Дмитро так активно включився в адаптацію інструменту під наші потреби, що здавалося, ніби він — частина нашої команди. Ми спільно провели чимало дзвінків, адже на перших етапах проєкту у нас постійно додавались ще і ще запити щодо систематизації інформації.
Рішення: CRM-система, що автоматизує роботу з запитами та партнерами
Автоматизована обробка звернень з сайту Superhumans
Завдяки інтеграції анкети на сайті Superhumans з NetHunt CRM:
-
кожен запит миттєво створює картку ветерана з базовими даними;
-
система надсилає сповіщення координатору на пошту та у вигляді завдання для швидкої обробки;
-
звернення потрапляє у воронку й передається кар’єрному консультанту (розподіл відбувається вручну з урахуванням регіону та завантаження команди).
Централізоване зберігання даних і повна історія взаємодії з кожним ветераном
Це:
-
контактна інформація;
-
регіон;
-
статус ВПО;
-
Особливості стану здоров’я (лише якщо впливають на підбір вакансій);
-
побажання щодо роботи.
CRM — це мій головний робочий інструмент. Завдяки CRM я точно знаю, з ким треба зв'язатися найближчим часом, які послуги були надані, в кого ще є не закритий запит. Нічого не губиться — навіть якщо вчора не встигла внести все одразу, сьогодні все на місці, нічого не забуто. І я можу реально бачити результат своєї роботи
Єдина база партнерів
-
швидко знайти контакт для співпраці;
-
вести історію взаємодій;
-
додавати зовнішніх експертів до процесу консультування.
Автоматизації, які економлять десятки годин щомісяця
-
Автозаповнення полів у послугах. Наприклад, при створенні запису про надану послугу (консультацію, менторство тощо), система автоматично підтягне регіон, ВПО-статус, групу інвалідності, вік та інші параметри ветерана з його основної картки. Це прискорює роботу і гарантує уніфікованість даних у звітах.
-
Автоматичний розрахунок віку. Команда збирає рік народження ветерана, а CRM самостійно розраховує його актуальний вік. Це особливо зручно для звітності перед донорами, які часто просять поділ на вікові категорії (наприклад, до 30, 30–45, 45+).
-
Форма зворотного зв’язку після консультацій. Після завершення консультації консультанти надсилають ветерану коротку форму для фідбеку. Всі відгуки зберігаються в окремій папці, і використовуються як для аналітики якості послуг, так і для якісної оцінки впливу програми загалом.
Формування звітності для донорів у кілька кліків
NetHunt CRM дозволяє надавати такі звіти:
-
кількість поданих заявок і наданих послуг;
-
тематики консультацій (наприклад, скерування на навчання, працевлаштування, складання резюме);
-
кількість консультацій на одного ветерана;
-
частка ветеранів з ВПО-статусом, інвалідністю, у розрізі регіонів та вікових категорій;
-
відгуки ветеранів про отримані послуги.
Іноді донори просять: покажіть, скільки у вас ветеранів із Житомирщини, чи, наприклад, скільки з тих, кому ви допомогли розробити резюме — жінки? Ми можемо швидко цю інформацію скачувати у формі таблиць — бо всі ці поля вже є в CRM.
Результат: прозорість процесів та швидка звітність
На сьогодні надано більше 1300 консультацій більше ніж для 500 ветеранів. І кожна з цих історій зафіксована та відстежується у NetHunt CRM.
Усі заявки під контролем
Автоматичний збір звернень з сайту + ручний розподіл дозволили не втрачати жодне звернення і контролювати навантаження.
Повна картина по кожному ветерану
Уся історія взаємодії, статуси, послуги та задачі безпечно та захищено зберігаються в одному місці.
Звітність у кілька кліків
Дані експортуються за шаблонами донорів або на запит — без ручної роботи.
Менше рутини і більше часу для людей
Автоматизації скорочують час на внесення даних і формування звітів.
Перед початком користування CRM-системою дуже важливо чітко визначити свої KPI та цілі — і вже на основі цих критеріїв налаштовувати інструмент. Одразу продумайте, яку звітність і в якому вигляді хочете отримувати.
Довідково
Детальніше про Центр - https://superhumans.com/
Facebook - https://www.facebook.com/Superhumans.Center
Instagram - https://www.instagram.com/superhumans.center/
Twitter - https://x.com/superhumans_com
